رسالة الجامعة: تقديم مخرجات تعليمية وبحثية لتنمية المجتمع

مركز الوثائق والمحفوظات

انتم هنا : المراكز » مركز الوثائق والمحفوظات » مهام المركز

مهام المركز

مهام المركز كالتالي:

  • التنسيق والتكامل مع الجهات المختصةبما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
  • فهرسة ومسح، وتكشيف، وتصنيف، وترميز، وحفظ، وصيانة، وأتمتت وثائق قطاعات الجامعة، بما فيها جميع ما تنتجه الجامعة من معاملات صادرة و واردة ومطبوعات ونشرات، وذلك وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصّة بالوثائق.
  • توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة لقطاعات الجامعة وفقاً لما تحدّده الأنظمة المنظمة لذلك.
  • التنسيق مع الجهات المختصّة في الجامعة لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص.
  • استلام جميع المعاملات والمكاتبات الواردة للمركز، وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات الإدارية المختصة.
  • التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل.
  • الرصد التاريخي لنشأة الجامعة وأنظمتها ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية.
  • العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
  • متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قِبل الوحدات الإدارية في الجامعة.
  • العمل مع الإدارات المختصّة في الجامعة لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها.
  • تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها ضمن ميزانية الجامعة السنوية.
  • إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية.
  • الرد على استفسارات المراجعين وتوجيههم.

 

تنظيم المركز و وحداته وأهدافه والمهام 

1 ـ رئيس المركز:

أ ـ الارتباط التنظيمي:

يرتبط رئيس المركز بوكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي.

ب ـ المهام:

1. الإشراف على الأعمال الإدارية والفنية في المركز ووحداته التنظيمية، ومتابعتها.

2. استقطاب العناصر المؤهلة للعمل في المركز بالتنسيق مع الإدارات المختصّة في الجامعة.

3. تحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين في المركز بالتنسيق مع الإدارات المختصة في الجامعة.

4. تحديد متطلبات العمل من الأدوات والوسائل التقنية المتخصّصة والتنسيق مع الوحدات المختصة في الجامعة لتوفيرها.

5. العمل على تحسين مستوى أداء العمل والعاملين في المركز.

6. العمل على إحلال التبادل الإلكتروني محل الورقي، والتحقق من تنفيذ "الأرشفة" الإلكترونية و"الرقمنة".

7. تمثيل الجامعة أمام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

8. وضع الخطط التطويرية لأعمال المركز، واعتمادها من مدير الجامعة.

9. تبادل المعلومات والخبرات مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

10. متابعة انتظام العاملين في المركز، واستكمال تقاريرهم، بالتعاون مع رؤساء الوحدات في المركز.

11. أي مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.

1-1: وحدة الوثائق النشطة:

أ ـ الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق النشطة برئيس المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجامعة، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

ج ـ المهام:

1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكّد من أدائها أعمالها وفق ما هو مخطط له.

2. الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الوحدة.

3. الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

4. العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

5. العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

6. الإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق، ومتابعتها.

7. الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعها وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع الإدارات المختصة بالجامعة، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك.

8. متابعة تطبيق الوحدات والإدارات المختلفة في الجامعة لخطة التصنيف والترميز.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. الإشراف على الوصف الفني لعمليات التقويم، والمشاركة فيه.

12. تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها.

13. تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق في الجامعة.

14. الإشراف الفني على العمليات التي تعتني بالوثائق وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز.

15. التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.

 

1-2:وحدة الوثائق متوسطة النشاط:

أ ـ الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق متوسطة النشاط برئيس المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.

ج ـ المهام:

1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلّم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.

3. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

4. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها للحفظ.

5. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.

6. متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.

7. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.

8. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.

12. تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.

13. إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.

14. إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.

15. تزويد الوحدات بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.

16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.

 

1-3:وحدة الوثائق السرية:

أ ـ الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق السرية برئيس المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق السرية إلى الاهتمام بوثائق الجامعة ذات الطابع السري، وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

ج ـ المهام:

1 ـ استقبال الوثائق السرية وتدقيقها وتسلمها.

2 ـ مسح الوثائق السرية وفهرستها وتصنيفها وتكشيفها.

3 ـ إدخال المعلومات اللازمة عن الوثائق السرية في برنامج التوثيق الآلي.

4 ـ مراجعة وتدقيق الأعمال الفنية للوثائق السرية.

5 ـ حفظ الوثائق السرية في الأماكن الخاصّة بها.

6 ـ ترحيل و إتلاف و توفير الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

9 ـ تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

1. ـتقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

2. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.

1-4: وحدة الوثائق الدائمة:

ترتبط وحدة الوثائق النشطة برئيس المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق الدائمة إلى العناية بالوثائق التي في مرحلتها الثالثة من عمرها (الدائمة) وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

3. الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

4. الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحيل وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

5. متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

6. الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.

7. العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجامعة من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

8. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. حفظ بيانات ومحاضر الترحيل والإتلاف، وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بذلك.

12. الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة.

13. إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والأقسام والوحدات وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

14. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

15. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

16. إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية.

17. تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في إدارات وأقسام الجامعة.

18. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.