الاقسام

1.  وحدة الوثائق النشطة

 تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجامعة، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

 المهام:

 1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكّد من أدائها أعمالها وفق ما هو مخطط له.

2. الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الوحدة.

3. الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

4. العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

5. العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

6. الإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق، ومتابعتها.

7. الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعها وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع الإدارات المختصة بالجامعة، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك.

8. متابعة تطبيق الوحدات والإدارات المختلفة في الجامعة لخطة التصنيف والترميز.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. الإشراف على الوصف الفني لعمليات التقويم، والمشاركة فيه.

12. تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها.

13. تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق في الجامعة.

14. الإشراف الفني على العمليات التي تعتني بالوثائق وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز.

15. التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.

2.     وحدة الوثائق متوسطة النشاط

تهدف وحدة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.

المهام:

1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلّم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.

3. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

4. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها للحفظ.

5. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.

6. متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.

7. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.

8. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.

12. تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.

13. إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.

14. إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.

15. تزويد الوحدات بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.

16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.

3.     وحدة الوثائق السرية

تهدف وحدة الوثائق السرية إلى الاهتمام بوثائق الجامعة ذات الطابع السري، وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

المهام:

1 ـ استقبال الوثائق السرية وتدقيقها وتسلمها.

2 ـ مسح الوثائق السرية وفهرستها وتصنيفها وتكشيفها.

3 ـ إدخال المعلومات اللازمة عن الوثائق السرية في برنامج التوثيق الآلي.

4 ـ مراجعة وتدقيق الأعمال الفنية للوثائق السرية.

5 ـ حفظ الوثائق السرية في الأماكن الخاصّة بها.

6 ـ ترحيل و إتلاف و توفير الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

9 ـ تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

     1. ـتقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

     2. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.

4.     وحدة الوثائق الدائمة

تهدف وحدة الوثائق الدائمة إلى العناية بالوثائق التي في مرحلتها الثالثة من عمرها (الدائمة) وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

3. الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

3. الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحيل وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

4. متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

5. الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.

6. العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجامعة من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

7. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة.

8. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

9. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

10. حفظ بيانات ومحاضر الترحيل والإتلاف، وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بذلك.

11. الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة.

12. إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والأقسام والوحدات وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

13. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

14. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

15. إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية.

16. تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في إدارات وأقسام الجامعة.

17. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.