رسالة الجامعة: تقديم مخرجات تعليمية وبحثية لتنمية المجتمع

الإدارة المالية

انتم هنا : الإدارة » الوحدات الادارية » أقسام الإدارة
| | | ع+  ع-

أقسام الإدارة

1- قسم التدقيق :

تدقيق جميع المعاملات الواردة للادارة المالية والتاكد من استيفاء جميع مسوغات الصرف الاتية :

1- تدقيق مسيرات الموظفين :

يتم ارسال المسيرات اليا من قبل ادارة شؤون اعضاء هيئة التدريس والموظفين ومن ثم يتم استلام المسيرات يدويا ومطابقتها على المسيرات الواردة بالنظام ومن ثم يتم تدقيق المسيرات /  الاستحقاق - المستندات المرفقة للصرف - تحديد البند الذي يتم الصرف عليه ثم يتم اعداد استمارة الصرف وامر الدفع ومن ثم توجيه المعاملة للصرف

2- تدقيق مستخلصات الشركات والموردين والصيانة :

يتم استلام المعاملات الواردة من قبل ادارة المشتريات (مستخلصات الشركات والمؤسسات ) ومن ثم يتم التدقيق على صحة المستخلص - المستندات المرفقة ، ومن ثم يتم تحديد البند للصرف ومن ثم اعداد استمارة الصرف وتوجيه المعاملة للارتباط

3- يتم اعداد اوامر الصرف لبعض المعاملات المتنوعة :

(مطالبات الخدمات من هاتف وكهرباء وانترنت - عقود الاستشاريين - عقود الجامعات )

2-قسم الارتباط والصرف :

مهام قسم الارتباط والصرف :

- اعداد العقود المبرمة على النظام المالي وتنفيذ عمليات الحجز على التكاليف 

- اجراء كافة العمليات المتعلقة بحجز مبالغ على بنود الميزانية من خلال الحجز الاولي وذلك لكافة التعاميد الصادرة للمؤسسات والشركات وكذلك السلف الدائمة والمؤقتة 

- فك جميع عمليات الحجز الاولي ومن ثم الارتباط الفعلي 

- اجراء كافة اجراءات الصرف من بنود ميزانية الجامعة واصدار اوامر الدفع الوزارية لكافة مستحقات منسوبي الجامعة من رواتب ومستحقات وكذلك مستحقات المقاولين والمؤسسات والشركات 

- متابعة نسب الصرف على بنود الميزانية 

- طلب وتنفيذ المناقلات على بنود الميزانية 

3- قسم الخزينة

1-استلام كافة أوامر الدفع الخاصة بمستحقات منسوبي الجامعة ومتابعة نزول المبالغ الخاصة بهم في حسابات الجامعة من قبل وزارة المالية وتحويلها لحسابات المستحقين المشتمل عليهم أوامر الدفع وذلك عن طريق نظام تبادل الخاص بالبنك واحالة امر الدفع بعد صرف كافه مستحقاته الى قسم الحسابات لأعداد القيود اللازمة.

2- استلام الحوالات الخاصة بمنسوبي الجامعة وتحويلها لحسابات المستحقين المشتمل عليهم الحوالة وذلك عن طريق نظام تبادل الخاص بالبنك واحالة الحوالة بعد صرف كافه مستحقاته الى قسم الحسابات

3- مطابقة حساب التغذية وحساب المستحقات بشكل شهري.

4- متابعة دفتر يومية الصندوق واعداد كشف الاستعاضة لحساب التغذية النقدية. 

5-الإفادة برصيد كافة الحسابات عن طريق النهاية الطرفية للبنك كلما دعت الحاجة لذلك. 

6-تحرير الشيكات الخاصة ببعض الحسابات المستقلة وفي حالة عدم وجود حسابات للمستفيدين وتسليمهم شيكاتهم.

7- متابعة جميع الحسابات البنكية بشكل دوري.من حيث الصرف والايداع.

8- متابعة حساب الرواتب والتأكد من نزولها وإعادة تحويل الرواتب التي لم تودع لوجود خطا في الحسابات الخاصة بالمستفيدين.

9- استلام كافة أوامر الدفع الخاصة بالمؤسسات والشركات والمقاولين والتي يتم صرفها عن طريق شيكات وزارية وتسليم الشيكات الخاصة بها عند ورودها من وزارة المالية للمستفيدين وارسالها بقسم الحسابات لإثباتها محاسبيا.  

4- قسم الحسابات :

 يقوم القسم بعمل القيود المحاسبية واستخراج التقارير الشهرية وإعداد الحسابات الختامية للجامعة باستخدام الحاسب الالي  وفي ما يلي اهم اعمال القسم:-

1- اعمال اليومية العامة :-

- القيود المالية لأذون الصرف (امر دفع – حوالات)

- قيود التسوية لكافة العمليات المحاسبية

- ترقيم وترحيل القيود المحاسبية شهرياً

2- التقارير الشهرية :-

- اعداد كشف التوازن الشهري

- اعداد بيان تفصيلي بالإيرادات

- اعداد بيان بالمصروفات والحسابات المدينة والإيرادات والحسابات الدائنة ومطابقتها مع كشف التوازن الشهري

- اعداد بيان تفصيلي بالمنصرف من بنود الميزانية

- ارسال نسخة من التقارير الشهرية الى وزرة المالية

3- اعداد الحساب الختامي :-

- ايقاف الصرف واقفال الحسابات حسب تعليمات وزارة المالية

- عمل المطابقات مع البنوك والحصول على شهادات بالأرصدة

- عمل مطابقات مع وزارة المالية

- عمل مطابقات مع كافة الجهات الأخرى التي لها تعاملات مالية مع الجامعة

- اعداد الحساب الختامي ومتابعة اعداد تقرير مراجع الحسابات

- تزويد الجهات ذات العلاقة بنسخة من الحساب الختامي بعد اعتماده من مراجع الحسابات

 4- اعمال اخرى :-

- متابعة تسديد السلف والعهد والأمانات وإقفالها

- قيد الدفعات المقدمة للمقاولين كمطلوبات لدى الغير وتخفيضها بقدر المسدد منها

- تخفيض الضمانات البنكية بقدر المسدد من الدفعات المقدمة

- تسديد صناديق الدولة المختلفة بحسب ما تم حسمه من الموظفين المقترضين ( ألعقاري الزراعي - التسليف والادخار)

- الرد على ملاحظات واستفسارات ديوان المراقبة واي جهات رقابية أخرى

- متابعة حركة الحسابات المستقلة واعداد القيود المالية وميزان المراجعة والحسابات التحليلية المساعدة ومطابقتها واعداد الحسابات الختامية للحسابات الممسوكة بالحسابات 

 

 

  5- قسم الارشيف 

 

1- يتم ادخال كافة معاملات الصرف (اوامر دفع – حوالات ) وكذلك قيود التسوية في النظام المالي الالي والتوقيع عليها من قبل المحاسب المختص

2- يتم استخراج بيان بكافة القيود للمعاملات من النظام المالي بعد ان يتم ترقيمها حسب قيد اليومية

3- يتم تسليم كافة المعاملات (صرف- تسوية ) وكذلك بيان قيود المعاملات في نهاية كل شهر الى قسم الارشيف

4- يقوم قسم الارشيف بمطابقة المعاملات على بيان القيود ووضع رقم قيد اليومية على المعاملة الخاصة به

5- بعد الترقيم يتم حفظ المعاملات في نظام كاردسك (نظام الارشفة نصف الي)

6-يكون طلب المعاملات من قسم الارشيف قصرا على الجهات التالية :-

- ديوان المراقبة العامة

- مدير الادارة المالية

- مكتب المحاسب القانوني المكلف بمراجعة حسابات الجامعة وما عدا ذلك يكون بخطاب من مدير الادارة  ويتم اعادتها فور الانتهاء منها